TIP #2: Konta księgowe pożyczek

Pożyczka to jed­na z naj­prost­szych i naj­po­pu­lar­niej­szych form finan­so­wa­nia zewnętrz­ne­go w dzia­łal­no­ści spół­ek. W spół­kach z ogra­ni­czo­ną odpo­wie­dzial­no­ścią wspól­ni­cy czę­sto decy­du­ją się udzie­lać poży­czek. Szczególnie w począt­ko­wym okre­sie ich funk­cjo­no­wa­nia. Po pro­stu takie trans­ak­cje te są zwol­nio­ne z podat­ku od czyn­no­ści cywil­no­praw­nych. Zobowiązania pożycz­ko­we mogą obej­mo­wać okres kil­ku lat, dla­te­go tak istot­ne jest ich pra­wi­dło­we ewi­den­cjo­no­wa­nie w księ­gach rachun­ko­wych.

Aby unik­nąć koniecz­no­ści póź­niej­sze­go wra­ca­nia do doku­men­tów pier­wot­nych na każ­dym eta­pie księ­go­wa­nia, zale­cam sta­ran­ne pro­wa­dze­nie ewi­den­cji już od momen­tu zawar­cia umo­wy pożycz­ki. Taki sys­tem umoż­li­wia szyb­kie ana­li­zo­wa­nie danych i spraw­ne prze­ka­zy­wa­nie klu­czo­wych infor­ma­cji zarzą­do­wi spół­ki.

W mojej prak­ty­ce zawsze reko­men­du­ję, aby dla każ­dej umo­wy pożycz­ki zakła­dać osob­ne kon­to księ­go­we. Jest to roz­wią­za­nie, któ­re pozwa­la bie­żą­co moni­to­ro­wać stan zobo­wią­zań oraz postę­py w spła­tach. Zbyt czę­sto spo­ty­kam się z sytu­acja­mi, gdzie przyj­mu­jąc nowe­go klien­ta, otrzy­mu­ję zesta­wie­nie obro­tów i sald z jed­nym kon­tem dla wszyst­kich poży­czek. Księgowy zwy­kle w takim wypad­ku pro­wa­dzi sobie oddziel­ne ewi­den­cje w exce­lu lub innych doku­men­tach. W takich przy­pad­kach koniecz­ne jest prze­pro­wa­dze­nie inwen­ta­ry­za­cji na pod­sta­wie doku­men­tów dostar­czo­nych przez klien­ta. Dlatego też uwa­żam, że zakła­da­nie osob­nych kont dla każ­dej pożycz­ki to nie tyl­ko dobra prak­ty­ka, ale tak­że spo­sób na unik­nię­cie pro­ble­mów w przy­szło­ści.

Korzystając z moż­li­wo­ści ofe­ro­wa­nych przez Comarch ERP Optima, w nazwie kon­ta księ­go­we­go umiesz­czam klu­czo­we infor­ma­cje, któ­re mogą oka­zać się przy­dat­ne w przy­szło­ści. Podobne opcje dostęp­ne są zapew­ne tak­że w innych sys­te­mach księ­go­wych.

W polach „Nazwa” i „Nazwa 2” kon­ta księ­go­we­go pożycz­ki war­to uwzględ­nić nastę­pu­ją­ce infor­ma­cje:

1. Dane pożycz­ko­daw­cy,
2. Datę wypła­ty pożycz­ki,
3. Kwotę pożycz­ki (kapi­ta­łu),
4. Oprocentowanie lub spo­sób jego usta­la­nia (np. 12% w przy­pad­ku opro­cen­to­wa­nia sta­łe­go albo opis wskaź­ni­ka, na pod­sta­wie któ­re­go usta­la­ne jest opro­cen­to­wa­nie, np. art. 359 § 2 k.c. + 2 p.p.),
5. Termin spła­ty pożycz­ki – co znacz­nie uła­twia póź­niej­sze roz­róż­nia­nie poży­czek dłu­go­ter­mi­no­wych i krót­ko­ter­mi­no­wych w bilan­sie oraz prze­księ­go­wa­nie tych pozy­cji.

W przy­pad­ku anek­so­wa­nia umo­wy pożycz­ki, war­to regu­lar­nie aktu­ali­zo­wać opi­sy kont księ­go­wych, aby dane były zawsze zgod­ne z rze­czy­wi­sto­ścią.

A jakie Wy macie doświad­cze­nia z zarzą­dza­niem pożycz­ka­mi w księ­go­wo­ści? Podzielcie się swo­imi prze­my­śle­nia­mi i zostaw­cie komen­tarz!