TIP #3: Archiwum korespondencji mailowej

Biuro rachun­ko­we każ­de­go dnia wysy­ła i otrzy­mu­je dzie­siąt­ki, a nawet set­ki wia­do­mo­ści e‑mail. Ten kanał komu­ni­ka­cji stał się wio­dą­cym spo­so­bem kon­tak­tu z klien­ta­mi i insty­tu­cja­mi. Wiele biur rezy­gnu­je w ogó­le z komu­ni­ka­cji tele­fo­nicz­nej. Taki spo­sób wymia­ny infor­ma­cji jest wygod­ny, szyb­ki i pozwa­la na pre­cy­zyj­ne doku­men­to­wa­nie usta­leń.

Kluczowe potrzeby biur rachunkowych w korespondencji z klientami

Jednak nie wszyst­kie wia­do­mo­ści mają jedy­nie cha­rak­ter infor­ma­cyj­ny. Wiele z nich ma istot­ne zna­cze­nie znacz­nie dowo­do­we. Zabezpieczenia poten­cjal­nych rosz­czeń wyma­ga:

• zako­mu­ni­ko­wa­nie klien­to­wi nie­wy­ko­na­nia okre­ślo­nej usłu­gi z przy­czyn leżą­cych po jego stro­nie,
• cał­ko­wi­te zawie­sze­nie świad­czo­nych usług z powo­du opóź­nie­nia w reali­za­cji płat­no­ści,
• wypo­wie­dze­nia umo­wy o świad­cze­nie usług księ­go­wych,
• prze­ka­za­nie klu­czo­wych infor­ma­cji doty­czą­cych błę­dów w prze­ka­za­nych doku­men­tach,
• prze­ka­za­nie istot­nych doku­men­tów pocho­dzą­cych z orga­nów,
• zmia­ny zasad świad­czo­nych usług czy cen­ni­ków.

Używaj dedykowanej skrzynki

W wie­lu wypad­kach taką istot­ną kore­spon­den­cję dru­ku­je się i prze­cho­wu­je w for­mie papie­ro­wej. Istnieje jed­nak prost­sze, nowo­cze­sne roz­wią­za­nie: zało­że­nie spe­cjal­nej skrzyn­ki e‑mail prze­zna­czo­nej wyłącz­nie do prze­cho­wy­wa­nia istot­nej kore­spon­den­cji, np. archiwum@twojafirma.pl. Taka skrzyn­ka dzia­ła jako cyfro­we archi­wum, do któ­re­go tra­fia­ją kopie wszyst­kich klu­czo­wych wia­do­mo­ści.

Co wię­cej, tyl­ko jed­na oso­ba w biu­rze posia­da dostęp do tego kon­ta, a logo­wa­nie się na nie odby­wa się wyłącz­nie w sytu­acjach, gdy jest to rze­czy­wi­ście koniecz­ne. Dziś kon­ta pocz­to­we w fir­mach hostin­go­wych mogą mieć olbrzy­mie pojem­no­ści, więc takie prze­cho­wy­wa­nie wia­do­mo­ści nie sta­no­wi pro­ble­mu. Każdy hosting zapew­nia moż­li­wość korzy­sta­nia z webma­ila (dostę­pu do kon­ta przez prze­glą­dar­kę inter­ne­to­wą), więc taka spe­cjal­na skrzyn­ka w ogó­le nie musi być łączo­na z żad­nym kom­pu­te­rem w biu­rze rachun­ko­wym.

Korzyści z dedykowanej skrzynki e‑mail dla ważnej korespondencji

Zalety odse­pa­ro­wa­nej skrzyn­ki e‑mail dla waż­nej kore­spon­den­cji:

1. Zabezpiecza przed utra­tą wia­do­mo­ści z kom­pu­te­ra lokal­ne­go w razie awa­rii, przy­pad­ko­we­go usu­nię­cia wia­do­mo­ści, dzia­ła­nia wiru­sa czy cał­ko­wi­tej utra­ty kom­pu­te­ra. Zarchiwizowane wia­do­mo­ści są dostęp­ne w jed­nym miej­scu, nie­za­leż­nie od sytu­acji na poszcze­gól­nych kom­pu­te­rach pra­cow­ni­ków.
2. Jest nie­za­leż­ne od danych prze­cho­wy­wa­nych przez pra­cow­ni­ka. Będzie dostęp­na nawet gdy z pra­cow­ni­kiem roz­wią­że­my umo­wę.
3. Ma aspekt prze­ko­nu­ją­cy kon­tra­hen­ta do kon­kret­ne­go zacho­wa­nia. Dzięki temu wie, że dużą wagę przy­wią­zu­je­my do naszych dzia­łań.
4. Wzmacnia wize­ru­nek biu­ra jako rze­tel­ne­go i dba­ją­ce­go o bez­pie­czeń­stwo i przej­rzy­stość współ­pra­cy. Klienci są świa­do­mi, że biu­ro pro­wa­dzi rejestr wszyst­kich usta­leń, co może dodat­ko­wo mobi­li­zo­wać ich do odpo­wie­dzial­nych dzia­łań i dotrzy­my­wa­nia warun­ków współ­pra­cy.
5. Dowód w przy­pad­ku spor­nych sytu­acji, któ­ry moż­na łatwo odszu­kać, nie­za­leż­nie od tego któ­ry pra­cow­nik go wysłał.
6. Dedykowana skrzyn­ka może być dodat­ko­wo zabez­pie­czo­na hasłem i dostęp­na wyłącz­nie dla wyzna­czo­nej oso­by. Minimalizuje to ryzy­ko naru­sze­nia prze­pi­sów o ochro­nie danych oso­bo­wych. Taka orga­ni­za­cja kore­spon­den­cji sprzy­ja zgod­no­ści z RODO i zwięk­sza bez­pie­czeń­stwo danych klien­tów.

Dedykowana skrzyn­ka e‑mail, taka jak archiwum@twojafirma.pl, to nie tyl­ko wygo­da, ale i real­na ochro­na ryzyk praw­nych biu­ra rachun­ko­we­go. Zabezpiecza waż­ne wia­do­mo­ści, chro­niąc biu­ro przed nie­po­ro­zu­mie­nia­mi i stra­ta­mi wyni­ka­ją­cy­mi z bra­ku odpo­wied­niej doku­men­ta­cji.